Organisation von Webseminaren

Vorbereitung des Webseminars

Alle Beteiligten benötigen eine entsprechende technische Ausstattung (PC oder Tablet).

• Bei Online-Meetings sind meistens - je nach Ausgestaltung - ein Mikrofon und eine Kamera notwendig.
• Sehr gut sind Headsets, da sie störende Nebengeräusche herausfiltern! 
• Bei einer Videoübertragung ist es gut, wenn ein ruhiger und neutraler Hintergrund zu sehen ist.
• Die Kamera sollte auf Augenhöhe eingestellt sein.
• Um Störungen zu vermeiden, ist ein Hinweis an der Zimmertür hilfreich, dass gerade ein Online-Meeting läuft.
• Der PC sollte am Stromnetz angeschlossen sein, damit ausreichend Strom für die Zeit des Webseminars vorhanden ist.

 

Grundsätzliches zur Konzeption

Wie bei Präsenzkursen gilt:

• WAS (Thema)
• WARUM (Ziel)
• für WEN (Zielgruppe)

soll gezeigt werden?

Beim Thema ist zu entscheiden, ob es in einem einmaligen Treffen oder in einer thematischen Reihe umgesetzt werden soll.

Zeitlicher Rahmen

Es wird empfohlen, eine Video-Konferenz nicht länger als 60 Minuten dauern zu lassen. Bei Tagesveranstaltungen sollte spätestens nach 90 Minuten eine längere Pause von mindestens 30 Minuten, besser 60 Minuten, erfolgen. Die maximale Dauer einer Tagesveranstaltung sollte bei zweimal 90 Minuten liegen.

Aufgabenverteilung

Als nächstes ist eine interne Klärung (WER macht WAS) vorzunehmen.

• Wer übernimmt die Begrüßung und die Moderation?
• Wer führt den fachlichen Part (Fachreferent:in) durch?
• Wer beobachtet während der Veranstaltung, ob es Meldungen gibt oder Fragen gestellt werden?
• Wer ist für die technische Seite (Host) zuständig?

Gerade am Anfang ist es hilfreich, die verschiedenen Aufgaben, z.B. Auflegen von Folien, Hilfestellung für ungeübte Teilnehmer:innen etc. von mindestens zwei Personen wahrnehmen zu lassen. 

Terminplanung

Sind die Rollen klar festgelegt, müssen sich alle Beteiligten auf gemeinsame Termine einigen:

• Technische Einführung
   Eventuell muss der oder die Fachreferent:in in die Möglichkeiten und Handhabung der Software eingewiesen werden.
• Didaktische Planung der Inhalte
  Themenzentrierte Interaktion (Es/Thema – Wir – Ich)
  Drei Gruppenphasen (Anfangen – Durchführen – Beenden)
• Generalprobe
  Am bestens eine Woche vor Beginn.
• Letzte Organisation
  Spätestens am Vortag des Webseminars: Präsentation in der Videosoftware hochladen u.a.
• Am Tag des Webseminars: ausreichend Zeit vor dem Beginn nehmen!
  Ton/Bild-Check und Ankommen der Teilnehmenden begleiten (mindestens 30 Minuten vor Beginn den Konferenzraum öffnen, bei Ungeübten besser 60 Minuten).

Wichtig:
Telefonnummern zwischen Referent:in, Technik und Moderation austauschen, damit ggf. bei Unklarheiten telefonische Rücksprachen erfolgen können!
Auch den Teilnehmenden sollte mit der Einladung zum Webseminar - ergänzend zum Zugangs-Link und den Anmeldeformalitäten -  eine Telefonnummer zwecks Rücksprachen mitgeteilt werden.

Datenschutz
Weisen Sie die die Teilnehmenden auf die Datenschutzbestimmungen hin. Machen Sie deutlich, dass sie beim Herunterladen einer Software für ihre persönlichen Daten selbst verantwortlich sind. Dies bezieht sich vor allem auf das Webseminar, wenn die Teilnehmenden per Video zugeschaltet sind und z.B. der Familienhund durch das Bild läuft.

Ablauf

Als sehr sinnvoll hat sich eine Generalprobe erwiesen, da die Referent:innen so Erfahrungen in gewinnen und die letzten didaktischen Absprachen getroffen werden können.

Vor Beginn des Seminars sollte ausreichend Zeit zum Einwählen in den Konferenzraum gegeben werden, denn nicht alle Teilnehmenden sind mit der Technik vertraut. Daher ist es hilfreich, technische Unterstützung, z.B. telefonisch, anzubieten.

Bei mehreren ungeübten Teilnehmer:innen sollte die technische Unterstützung eine Stunde vorher erreichbar sein, damit zum Seminarbeginn alle dabei sind. 
Hat der Eintritt in den Konferenzraum geklappt, kann das Mikrofon und die Kamera bis zum Beginn der Veranstaltung wieder ausgestellt werden. So muss niemand unnötig warten und ein rechtzeitiger Beginn ist gewährleistet.

Die individuelle Begrüßung der einzelnen Teilnehmenden ist für das Seminarklima förderlich.

Hilfreich ist auch die Einrichtung einer Doppelmoderation (Host und Co-Host). Zum einen kann so die Zuständigkeit für die technischen und inhaltlichen Abläufe während des Seminars geteilt werden (das kann im Seminar durchaus wechseln). Zum anderen kann die zweite Person bei möglicherweise auftretenden technischen Problemen die Moderation übernehmen.

Seminarregeln für Teilnehmende
Auch für Online-Seminare sollten Seminarregeln gelten, die am Anfang des Seminars mit allen besprochen werden müssen (z.B. Stummschalten der Mikros, Melden bei Fragen, Umgang mit Fragen im Chat u.a.).

Das Seminar oder die Sitzung sollte immer gemeinsam begonnen werden, auch wenn sich einige schon im „Raum“ befinden. 
Während des Seminars sollten die Teilnehmenden vom Host (Technische Leitung) stumm geschaltet werden, damit störende Hintergrundgeräusche ausgeschaltet sind.

Methoden der Aktivierung der Teilnehmenden sollten eingebaut werden. (Wichtig: Alle sieben bis spätestens 10 Minuten sollten eine Interaktion erfolgen!) Wenn ein Sprachbeitrag von jedem Teilnehmenden gewünscht ist, sollte der Host die Mikros der Teilnehmenden laut stellen, da so die Wartezeit wegen der individuellen Lautstellung entfällt. 
Natürlich sollte auch dies vorher mit den Teilnehmenden abgesprochen werden.

Möchte man die Teilnehmenden aktiv einbeziehen, sollte die Anzahl der Teilnehmenden 12 Personen - maximal 15 Personen mit Leitung - nicht überschreiten. 

Didaktisch sollte gut überlegt werden, ob alles was technisch möglich ist, auch eingebaut werden muss. Eine Einteilung in Gruppen (Breakout-Räume) ist z.B. häufig nur sinnvoll, wenn die Teilnehmenden schon etwas vertrauter mit Videokonferenzen bzw. Webseminaren sind und gut verständliche Fragen für den Austausch untereinander formuliert werden.

Anfangs- und Endzeiten sollten unbedingt eingehalten werden, nach einer Stunde lässt - trotz Einbeziehen der Teilnehmenden - die Konzentration am Bildschirm deutlich nach. Daher lieber mehrere Termine, z.B. im wöchentlichen Rhythmus, anbieten. Sollte das nicht möglich sein, unbedingt Pausen einplanen, in dem alle Teilnehmer:innen den „Raum“ verlassen (Video und Ton aus). Nach der Pause auf einen gemeinsamen Beginn achten.

Auch bei Webseminaren sollte es immer ein gemeinsames Ende mit einer Feedback-Runde geben. Je nach Interesse der durchführenden Institution an einer Evaluation des Webseminars kann es auch sinnvoll sein, nach dem Webseminar den Teilnehmenden einen Fragebogen mit Freiumschlag für die Rückantwort zuzusenden. Wertvolle Tipps zur weiteren Verbesserung der Qualität der eigenen Webseminarangebote sowie Ermutigung zum weiteren Ausprobieren von weiteren digitalen Formaten lassen sich so gewinnen. 


Entdecken Sie die digitalen Möglichkeiten für Begegnung und Austausch, für alternative Bildungsformate und neue Chancen zur Teilhabe. Seien Sie dabei „fehlerfreundlich“, denn nur wer etwas ausprobiert, kann auch etwas entdecken.

Viel Spaß beim Ausprobieren!



Hannover, 11. August 2020
Zusammengestellt von

Angela Biegler, Kerstin Bothe, Bianca Norberg
EEB Hannover/Niedersachsen Mitte

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